ERP یا  BPMS؟

تفاوت‌ها، شباهت‌ها و انتخاب درست برای سازمان شما

در بسیاری از سازمان‌ها، ERP  و BPMS به‌اشتباه به‌جای یکدیگر استفاده می‌شوند.
این در حالی است که هرکدام مسئله متفاوتی را حل می‌کنند و انتخاب نادرست می‌تواند باعث:

• پیچیدگی بی‌دلیل سیستم‌ها

• افزایش هزینه

• و نارضایتی کاربران شود

قبل از تصمیم‌گیری، لازم است بدانیم ERP چیست، BPMS چیست و هرکدام دقیقاً چه کاری انجام می‌دهند.

 ERPچیست؟

 ERPیک سیستم جامع و یکپارچه مدیریتی  از قبل طراحی شده بصورت فرآیندی است که وظیفه اصلی آن:

• ثبت

• کنترل

• و یکپارچه‌سازی اطلاعات عملیاتی سازمان است

هدف ERP ایجاد یک تصویر واحد، دقیق و قابل اتکا از کل سازمان است.

در واقع نرم افزارهای ERP کاربر را به سمت یک سیستم جامع و یکپارچه فرآیند محور و هدفند هدایت میکنند

 BPMSچیست؟

BPMS یک سیستم برای ایجاد، اجرا و مدیریت فرآیندها است.
تمرکز اصلی آن روی:

• طراحی فرآیند

• تعریف گردش کار

• تعریف و کنترل مراحل انجام کار می باشد

در BPMS :

• مشخص می‌شود یک کار از کجا شروع شود

• چه مراحلی را طی کند

• چه کسی در هر مرحله مسئول است

هدف BPMS ارائه ابزارهایی برای پیاده سازی و استانداردسازی و بهینه‌سازی تمامی فرآیندهای مد نظر مشتری.

سیستم های BPMS تمامی ابزارهای لازم برای پیاده سازی خواسته های مشتری از نرم افزار را فراهم می آورند تا مشتری نرم افزاری باب میل خود طراحی کند.

نگاه واقع‌بینانه به ERP و BPMS در دنیای امروز

امروزه، دیگر نمی‌توان از ERP یا BPMS به‌صورت کاملاً مجزا صحبت کرد. تقریباً تمام نرم‌افزارهای مدیریت منابع سازمانی، ترکیبی از این دو رویکرد هستند. با این تفاوت که نسبت این ترکیب در هر نرم‌افزار متفاوت است.

یک نرم‌افزار ERP، در اصل سیستمی است که:

• بر Best Practice تمرکز دارد

• ساختارهای آن از قبل طراحی شده‌اند

• و انعطاف‌پذیری محدودی (معمولاً در حد ۵ تا ۱۰ درصد) ارائه می‌دهد

این رویکرد باعث می‌شود ERP:

• سریع‌تر اجرا شود

• هزینه پیاده‌سازی کمتری داشته باشد

• و از نظر عملکرد، پایدار و قابل اتکا باشد

اما نقطه ضعف اصلی ERPها، انعطاف بسیار کم در مواجهه با تغییرات خاص مشتریان است. به‌ویژه زمانی که بخشی از یک فرآیند، به‌دلیل ماهیت فعالیت سازمان، نیاز به تغییر داشته باشد.

در مقابل، BPMS بیشتر به‌عنوان یک پلتفرم طراحی می‌شود. پلتفرمی که امکان پیاده‌سازی تقریباً هر نوع فرآیند و ساختار سازمانی را فراهم می‌کند. نقطه قوت BPMS این است که محدودیتی برای پیاده‌سازی فرآیندها ندارد. اما این انعطاف بالا، هزینه‌هایی هم دارد:

• زمان استقرار طولانی‌تر

• پیچیدگی بالاتر

• و در بسیاری موارد، سرعت اجرای کمتر نسبت به ERP

یک سوءبرداشت رایج درباره ERP

برخلاف تصور رایج، ERPها کنترل ضعیفی روی فرآیندها ندارند؛
اتفاقاً در بسیاری موارد، کنترل فرآیندی آن‌ها بسیار قوی و دقیق است.

مشکل اصلی ERPها:

• نبود کنترل نیست

• بلکه نبود انعطاف در تغییر فرآیندها است

یعنی اگر ساختار یک فرآیند نیاز به تغییر داشته باشد، اکثر ERPها قادر به تطبیق با آن نخواهند بود.

جمع‌بندی واقع‌بینانه

امروزه انتخاب بین ERP و BPMS، انتخاب صفر و یکی نیست. مسئله اصلی این است که:

• سازمان شما چقدر به Best Practice نیاز دارد

• و چقدر به انعطاف‌پذیری

نرم‌افزار مناسب، نرم‌افزاری است که:

تعادل درستی بین کنترل، سرعت، هزینه و انعطاف ایجاد کند