ERP چیست؟ و چگونه به شما کمک می‌کند؟

ERP مخفف Enterprise Resource Planning  و به معنی «برنامه‌ریزی منابع سازمان» است.
به زبان ساده، ERP  یک سیستم نرم‌افزاری است که تمام بخش‌های اصلی یک کسب‌وکار مثل مالی، انبار، تولید، خرید، فروش، حقوق و دستمزد، اتوماسیون، CRM و منابع انسانی را در یک بستر واحد به هم متصل می‌کند. و بهترین راه حل های تست شده را برای هریک از فرآیندهای شرکتها ارائه میدهد. معمولا به ازای هر صنف بصورت تخصصی تحلیل و پیاده سازی میشود. تا بیشترین سازگاری با را با شرکت ها داشته باشد. و میزان تغییرات آن برای بومی سازی به ازای هر شرکت به کمترین برسد.
به‌جای اینکه هر بخش با فایل اکسل، نرم‌افزار جداگانه یا گزارش‌های دستی کار کند، همه اطلاعات در ERP  ثبت می‌شود و به‌صورت یکپارچه در دسترس مدیران قرار می‌گیرد. در این شرایط، امکان تحلیل جامع و ارائه راه حل های یکپارچه فراهم می شود. 

مشکل مدیریت سنتی چیست؟
در بسیاری از شرکت‌های ایرانی، این مشکلات کاملاً آشناست:
•    موجودی انبار با گزارش مالی هم‌خوانی ندارد
•    مدیر تولید عددی می‌گوید و مدیر فروش عددی دیگر
•    تصمیم‌ها بر اساس حدس و تجربه گرفته می‌شوند، نه داده واقعی
•    گزارش‌گیری زمان‌بر و وابسته به چند نفر خاص است
•    بهای تمام شده تولید بصورت نسبی محاسبه میشود یا با تاخیر زیاد ارائه می گردد
•    حساب های سالانه شرکت با تاخیر طولانی بسته می شود
این‌ها نشانه‌ی نبود یک سیستم یکپارچه مدیریتی است، نه ضعف نیروی انسانی.

ERP چگونه کمک می‌کند؟
ERP دقیقاً برای حل همین ناهماهنگی‌ها طراحی شده است:
•    یکپارچگی اطلاعات
هر داده فقط یک‌بار ثبت می‌شود و همه واحدها همان داده را می‌بینند. بنابراین مغایرت اطلاعات به صفر میرسد.
•    گزارش‌های جامع، دقیق و لحظه‌ای
مدیر می‌تواند در هر لحظه وضعیت فروش، تولید، موجودی و نقدینگی را بررسی کند. و داشبوردهایی جامع از تمامی فعالیتهای سازمان را بصورت یکپارچه و تجمیع شده داشته باشد.
•    کاهش خطای انسانی
با حذف ورود تکراری اطلاعات و فرآیندهای دستی و کنترل سیستمی فرآیندها، خطا به حداقل می‌رسد. و کنترل ها با بالاترین سرعت، دقت، و ضریب اطمینان انجام میشود.
•    افزایش سرعت و دقت تصمیم‌گیری
با داشتن اطلاعات جامع و یکپارچه، تصمیم‌ها بر اساس واقعیت‌های جاری سازمان گرفته می‌شوند، نه اطلاعات ناقص و گزارش‌های چند روز قبل.
•    کاهش وابستگی به افراد
با ذخیره سازی ساختارها و فرآیندها در سیستم نرم افزاری ، وابستگی به حافظه فردی تقریبا به صفر می رسد. و مرخصی، غیبت، یا ترک کار افراد خللی در روند انجام کارها ایجاد نمی کند. این ویژگی بخصوص برای شرکتهایی که جابجایی نیروی کار زیادی دارند، بسیار با اهمیت است چرا که هزینه آموزش نیروی جدید و زمان تحویل کار نیروی سابق را بصورت چشمگیری کاهش میدهد.

ERP برای چه شرکت‌هایی ضروری است؟
ERP معمولاً برای این کسب‌وکارها بیشترین ارزش را ایجاد می‌کند:
•    شرکت‌های تولیدی، مخصوص شرکتهایی با چند خط تولید یا محصول متنوع
•    سازمان‌هایی که انبار، تولید و فروش آنها به هم وابسته‌است
•    شرکت‌هایی که در حال رشد هستند و مدیریت سنتی دیگر جواب نمی‌دهد
•    هولدینگ ها
•    شرکت های پخش موییرگی و پخش سراسری
•    شرکت هایی که دارای چند شعبه هستند
•    شرکت هایی که فرآیندهای تجاری پیچیده دارند
در این مرحله، ERP دیگر یک گزینه لوکس نیست؛ یک ابزار ضروری است.

ERP فقط مخصوص شرکت‌های بزرگ نیست
یک تصور اشتباه رایج این است که ERP فقط برای شرکت‌های بزرگ طراحی شده است.
در واقع، شرکت‌های متوسط بیشترین سود را از ERP می‌برند؛ چون:
•    پیچیدگی کار بالا رفته
•    نیروی انسانی محدود است
•    اشتباهات هزینه‌ساز می‌شوند
ERP به این شرکت‌ها کمک می‌کند با منابع کمتر، مدیریت حرفه‌ای‌تری داشته باشند.

جمع‌بندی
ERP  یک نرم‌افزار ساده نیست؛
مغز متفکر مدیریت سازمان است.
اگر داده‌های کسب‌وکار پراکنده‌اند، گزارش‌ها دیر آماده می‌شوند، یکپارچگی و جامعیت اطلاعاتی وجود ندارد، هزینه های سربار بالا است و تصمیم‌گیری به سختی انجام میشود،ERP  می‌تواند نظم، شفافیت و کنترل را به سازمان برگرداند و تمامی این کاستی ها را برطرف نماید.