اتوماسیون فرآیندهای تجاری چیست و چه اهمیتی دارد؟

اتوماسیون فرآیندهای تجاری (Business Process Automation) به زبان ساده یعنی:
اجرای خودکار فرآیندهای سازمان، بر اساس قواعد مشخص، بدون وابستگی دائمی به نیروی انسانی.

اما برخلاف تصور رایج، اتوماسیون یک نرم‌افزار مستقل یا یک ماژول جداگانه نیست.

اتوماسیون در واقع «رفتار هوشمند سیستم» است، نه «نام یک سیستم».

به همین دلیل ممکن است ماژول مشخصی به نام Automation وجود نداشته باشد، اما سازمان عمیقاً اتوماتیک شده باشد.

یک سوءبرداشت رایج: اتوماسیون ≠ نرم‌افزار

در بسیاری از سازمان‌ها وقتی از اتوماسیون صحبت می‌شود منظور، نرم‌افزار اتوماسیون اداری - گردش مکاتبات – و فرم و نامه است. در حالی که این‌ها فقط یک بخش کوچک از اتوماسیون هستند.

اتوماسیون واقعی یعنی خودکار سازی تمامی بخش های ممکن از فرآیندهای یک نرم افزار. مثلا:

• سفارش فروش بعد از ثبت، خودش موجودی را بررسی کند
• اگر موجودی کافی نبود، درخواست تولید یا خرید ایجاد شود
• تأثیر آن روی نقدینگی و سود محاسبه شود
• مدیر فقط تصمیم نهایی را بگیرد
• و موارد مشابه دیگر

این سطح از اتوماسیون بدون ERP عملاً امکان‌پذیر نیست.

چرا اتوماسیون به ERP وابسته است؟

ERP ستون فقرات داده‌ای سازمان است. اتوماسیون بدون داده یکپارچه، عملا قابل پیاده سازی نیست.

برای اینکه یک فرآیند واقعاً اتوماتیک شود، سیستم باید به داده های مورد نیاز دسترسی داشته باشد. مثلا باید بداند که:

• موجودی واقعی چقدر است
• وضعیت مالی شرکت چگونه است
• تعهدات قبلی چیست
• محدودیت‌های سازمان کجاست

این اطلاعات معمولاً در ماژول های مختلفی مانند مالی، انبار، تولید، فروش، و منابع انسانی پراکنده‌اند و یک سیستم جامع و یکپارچه ی مدیریت منابع سازمانی (ERP) لازم است تا داده ها را مدیریت کرده و اطلاعات مفید و کاربردی از دل داده ها بیرون بکشد. در این صورت اطلاعات کافی برای اتوماتیک سازی بسیاری از فرآیندهای سازمان وجود دارد. یکی از مهمترین بخش از فرآیندهای هر سازمان فرآیندهای کنترلی آن میباشد که بر عهده مدیران هر بخش است. اتوماسیون ابزاری را فراهم میکند که مدیران می توانند بجای کنترل دائمی بخشهای مختلف سیستم، قوانین ثابتی برای کنترل هر بخش تنظیم کرده و به نرم افزار ارائه دهند، تا کنترل ها بصورت دقیق تر و بدون وقفه بصورت دائمی توسط سیستم انجام گیرد. این از مزایای اتوماسیون است و هر چه سیستم جامع تر و یکپارچه باشد، کاربران و مدیران مزایای بیشتری از اتوماتیک سازی را درک خواهند کرد.

اتوماسیون چگونه در دل ERP شکل می‌گیرد؟

اتوماسیون الزاماً یک ماژول مجزا نیست. اغلب به صورت قوانین، رویدادها و واکنش‌ها در دل ماژول‌های ERP پخش می‌شود.

مثال ساده:

• ثبت سفارش فروش
• بررسی اعتبار مشتری
• کنترل موجودی
• رزرو کالا
• محاسبه سود
• ارسال اعلان به واحد مربوطه

هیچ‌کدام از این‌ها «ماژول اتوماسیون» نیستند،
اما مجموع آن‌ها اتوماسیون فرآیند فروش را می‌سازند.

تفاوت ERP اتوماتیک و ERP غیراتوماتیک

نکته مهم اینجاست: هرچه ERP جامع‌تر باشد، اتوماسیون عمیق‌تر می‌شود.

چرا اتوماسیون ضعیف، سازمان را زمین‌گیر می‌کند؟

در سازمان‌هایی که:

• فرآیندها دستی هستند
• تصمیم‌ها وابسته به افراد کلیدی‌اند
• داده‌ها با تأخیر به مدیر می‌رسند

با حذف یا جابجایی یک فرد:

• کل فرآیند متوقف می‌شود
• دانش سازمانی از بین می‌رود
• تصمیم‌گیری فلج می‌شود

اتوماسیون درست:

• دانش را از فرد جدا می‌کند
• فرآیند را پایدار می‌کند
• سازمان را «قابل اداره» می‌سازد

جمع‌بندی: اتوماسیون، ضریب هوشمندی ERP

اتوماسیون فرآیندهای تجاری:

• نه یک نرم‌افزار مستقل است
• نه یک ماژول مشخص
• بلکه ضریب هوشمندی سیستم اصلی سازمان است

هرچه ERP سازمان گسترده‌تر و یکپارچه‌تر باشد،
اتوماسیون می‌تواند وسیع‌تر، عمیق‌تر و مؤثرتر پیاده‌سازی شود.